La Academy explicada: equipos, coaches y padres

Este es el artículo destacado de la serie. No está ligado a una semana. Lo escribo el 12 de octubre de 2026 para explicar bien una sola cosa: la Academy de PersonaCart. Todo lo de abajo está construido y en nuestra rama de staging. Lo estamos probando en nuestras propias cuentas, así que no citaré cifras de clientes.

En resumen

• La Academy es para quienes dirigen equipos, clases o campamentos: plantillas, horarios, asistencia, padres y coaches en un solo lugar.
• Es independiente de la tienda online. Una familia puede pagar cuotas a través de la tienda, pero las herramientas de la Academy no dependen de que vendas nada más.
• Los coaches son gratuitos y no pueden ver tu dinero.

Para quién es

Un club de baloncesto, una escuela de artes marciales, un estudio de yoga, una escuela de baile, un grupo de fitness o un equipo de fútbol. Las páginas de cada uno están en /academy, por ejemplo baloncesto y artes marciales. Las palabras del deporte solo cambian los ejemplos. Las herramientas son las mismas.

Equipos, plantilla, horario y confirmación de asistencia

Un equipo tiene una plantilla, un horario y una temporada. Las familias responden si su hijo o hija va a venir a un evento, y el dueño puede ver quién ha respondido y volver a preguntar. Cuando un niño se une a un equipo, la familia lo sabe. Las plantillas se pueden buscar, imprimir y descargar como CSV. Los grupos semanales pueden tener un coach, un número de plazas y una lista de espera cuando están llenos. Un dueño puede definir un nivel de habilidad en cada grupo.

La app del coach

Un coach tiene su propia pantalla en la app, no el panel del dueño. Ve sus grupos y sesiones, pasa lista, escribe comentarios y lee mensajes. Si un coach no puede ir a una sesión, pide suplencia y otro coach puede aceptarla. Un coach puede indicar cuándo puede trabajar y ver las horas de este mes. La app muestra un aviso sin conexión y recuerda al coach cuando la asistencia no se ha guardado.

Asistencia, ausencia planificada y crédito de recuperación

La asistencia se toma por sesión. Un padre o madre puede planificar una ausencia con antelación. Las ausencias planificadas y los créditos de recuperación se llevan juntos, y un crédito tiene caducidad. El padre o la madre ve sus opciones de recuperación y se le avisa cuando se reserva una sesión de recuperación. El dueño ve las ausencias pasadas y el estado de cada crédito.

Niveles de habilidad y comentarios

Los coaches escriben comentarios sobre un niño, por niño o por habilidad, y pueden adjuntar fotos. Las fotos de los niños se guardan de forma privada y se muestran mediante enlaces de corta duración. El dueño puede activar la aprobación, de modo que la publicación de un coach espera el visto bueno del dueño antes de que un padre o madre la vea. Los padres pueden decir «sin fotos» para su hijo.

El lado de los padres

Un padre o madre tiene una bandeja y recibe anuncios de la academia. Cada uno define sus horas de silencio y qué notificaciones quiere. Un solo inicio de sesión cubre a varios niños, en una cuenta familiar con una línea de tiempo y el progreso de cada niño. Una exención se firma una vez por niño antes de comprar una plaza.

Roles

Hay tres tipos de personas: dueño, coach y padre o madre. El rol de Coach no tiene acceso a pagos, pedidos, facturación ni ajustes. Los padres solo ven a sus propios hijos.

Lo que ve el dueño

Un dueño tiene una pantalla Hoy con una lista «Te necesita» para los problemas de pago, una página de Informes con siete informes descargables y un correo diario de las familias que se unieron, pausaron o se dieron de baja. Los detalles de las dos últimas cosas están en el artículo de la semana 19.

Lo que todavía no hace

Una sede por academia. Varias sedes están en nuestra lista. Las cuotas y los límites de los planes están en los precios; no los escribo aquí para que no puedan quedar desactualizados.

Qué significa para ti

Menos perseguir a la gente. El padre o madre ve dónde debe estar su hijo y qué traer. El coach ve quién viene. Tú ves quién te debe dinero. Compara cómo se sitúa esto frente a las herramientas de tienda generales en las páginas de comparación.

¿Quieres hablar? Soy uno de los cofundadores de PersonaCart. Si tienes una pregunta, una idea o algo que quieras que construyamos, escríbeme directamente: [email protected].

Vinod Morya, Co-founder (cofundador), PersonaCart