Academy-rapporten en "Needs you" | PersonaCart Journey

Dit is een uitgeschreven terugblik op 5 tot 12 oktober 2026. Ik schrijf het op 12 oktober, de dag waarop deze post online komt, op basis van onze commitgeschiedenis. Behandelde periode: 5-12 oktober 2026.

Kort samengevat

• De Academy-eigenaar heeft nu een rapportenpagina met zeven rapporten, elk te downloaden als CSV-bestand.
• "Needs you" op het scherm Academy Vandaag toont elk betaalprobleem, met een link naar het gezin.
• Coaches, ouders en eigenaren kregen allemaal meer tools: vervangingsverzoeken, inhaalsessies, kampen per dag en niveaus voor groepen.

Het belangrijkste: Academy-rapporten

Een academy-eigenaar stelt elke maand dezelfde vragen. Zitten mijn lessen vol? Wie komt niet opdagen? Wie is mij geld schuldig? We bouwden één rapportenpagina in het Academy-gedeelte van de app, op onze staging-branch, met zeven rapporten:

• Inschrijvingen ten opzichte van capaciteit
• Aanwezigheid
• Omzet (bruto min terugbetalingen, getoond als netto)
• Openstaande betalingen
• Uitvallers
• Wachtlijst
• Verjaardagen

Kies een periode, lees het op het scherm of download hetzelfde rapport als CSV. Op een telefoon wordt elke rij een gestapelde kaart in plaats van een tabel die zijwaarts scrolt. Alleen eigenaren en beheerders kunnen de pagina openen; coaches niet.

Daarnaast heeft het scherm Academy Vandaag een lijst "Needs you". Die toont elk betaalprobleem van de Academy, niet alleen die van één soort product, en elke rij heeft twee acties: de ouder mailen of het gezin openen. De eigenaar kan ook één korte dagelijkse mail krijgen met welke gezinnen zijn gekomen, gepauzeerd of vertrokken.

Wat de Academy verder kreeg

• Teams en selecties: een Teampagina met de tabbladen Selectie en Rooster. Een eigenaar kan zien wie een teamevent beantwoordde en om aanmeldingen vragen. Gezinnen horen het wanneer een kind bij een team komt. Selecties kunnen worden doorzocht, afgedrukt en als CSV gedownload.
• Gezinnen indelen: op de pagina Gezinnen plaatst "Assign many" meerdere betalende gezinnen in één keer in teams.
• Niveaus: je kunt een vaardigheidsniveau instellen voor elke wekelijkse groep en elk team. De publieke lessenlijst kan op niveau filteren.
• Kampen per dag: een dialoog "Camp with days" maakt voor elke weekdag die je kiest één conceptevent aan, zodat gezinnen de dagen kunnen kiezen die ze willen.
• Vrijwaringen en voorwaarden: een vrijwaring wordt per kind één keer getekend voordat een plaats wordt gekocht, en de standaardvrijwaring kan toestemming voor spoedzorg bevatten. Een tabblad voor voorwaarden en kosten en een kaart voor herinschrijving voor ouders kwamen ook.
• Kant van de coach: een coach kan een vervangingsverzoek accepteren of intrekken en zijn eigen vervangingsgeschiedenis zien. Een kaart "When I can work" en een kaart met uren deze maand staan op het scherm Me van de coach. De coach-app toont een offline-banner en een herinnering wanneer aanwezigheid niet is opgeslagen.
• Inhaalsessies: een ouder krijgt bericht wanneer een inhaalsessie of gratis proefsessie is geboekt. Een geplande afwezigheid kan doorlopen tot het einde van de volgende betaalde periode, en eerdere afwezigheden tonen de status van hun inhaaltegoed.
• Kant van de ouder: één plek voor herinneringen en meldingen, met stille uren, bonnetjes op de plaatskaart en een schakelaar voor "aanbiedingen en nieuws".
• Pauzeren: wanneer een eigenaar de Academy pauzeert, stopt elke Academy-mail en -push, behalve de uitnodiging voor coaches.
• Wat mee te nemen: elke groep kan een lijst opgeven van wat mee te nemen, die in sessiemails en in de sessieweergave van de ouder verschijnt.

Buiten de Academy

• Bestellingen en klanten: bestellingen kunnen tags dragen en worden doorzocht op notities, tags, items, telefoon en betaalreferentie. Een klant heeft nu een nummer dat bij bestellingen, boekingen en support wordt getoond, en de lijstrij opent de klantpagina.
• Zoeken: het opdrachtpalet groepeert resultaten en springt naar de juiste pagina.
• Domeinen: een controledialoog voor links die nog een oud winkeladres gebruiken.

Wat het betekent voor een coach of academy-eigenaar

Het punt is minder tijd in de back-office. Je opent één scherm en ziet wie jou nodig heeft. Je downloadt de selectie vóór de training. Ouders krijgen antwoord op "is er training en wat moet ik meenemen" zonder jou te appen. Je coaches zien alleen hun eigen groepen en niets van jouw geld.

Het Academy-overzicht legt het geheel uit, en elke sport heeft een eigen pagina, bijvoorbeeld basketbal. Coaches zijn gratis; zie prijzen voor de rest.

Wil je even praten? Ik ben een van de medeoprichters van PersonaCart. Heb je een vraag, een idee of iets wat je door ons gebouwd wilt hebben, schrijf me dan rechtstreeks: [email protected].

Vinod Morya, Co-founder, PersonaCart