Academy uitgelegd: teams, coaches, ouders

Dit is de feature spotlight van de reeks. Hij is niet aan een week gebonden. Ik schrijf hem op 12 oktober 2026 om één ding goed uit te leggen: de PersonaCart Academy. Alles hieronder is gebouwd en staat op onze staging-branch. We testen het op onze eigen accounts, dus ik noem geen klantaantallen.

Kort samengevat

• De Academy is voor mensen die teams, lessen of kampen runnen: selecties, roosters, aanwezigheid, ouders en coaches op één plek.
• Ze staat los van de online winkel. Een gezin kan contributie via de winkel betalen, maar de Academy-tools zijn er niet van afhankelijk dat je nog iets anders verkoopt.
• Coaches zijn gratis en kunnen jouw geld niet zien.

Voor wie het is

Een basketbalclub, een vechtsportschool, een yogastudio, een dansschool, een fitnessgroep of een voetbalteam. De pagina's voor elk staan op /academy, bijvoorbeeld basketbal en vechtsport. De sportwoorden veranderen alleen de voorbeelden. De tools zijn hetzelfde.

Teams, selectie, rooster en RSVP

Een team heeft een selectie, een rooster en een seizoen. Gezinnen geven aan of hun kind naar een event komt, en de eigenaar kan zien wie heeft geantwoord en opnieuw vragen. Wanneer een kind bij een team komt, hoort het gezin dat. Selecties kunnen worden doorzocht, afgedrukt en als CSV gedownload. Wekelijkse groepen kunnen een coach hebben, een aantal plaatsen en een wachtlijst wanneer ze vol zijn. Een eigenaar kan een vaardigheidsniveau instellen voor elke groep.

De coach-app

Een coach krijgt een eigen appscherm, niet het dashboard van de eigenaar. Hij ziet zijn groepen en sessies, registreert aanwezigheid, schrijft feedback en leest berichten. Kan een coach een sessie niet doen, dan vraagt hij om vervanging en kan een andere coach die accepteren. Een coach kan instellen wanneer hij kan werken en zien hoeveel uur hij deze maand heeft. De app toont een offline-banner en herinnert een coach eraan wanneer aanwezigheid niet is opgeslagen.

Aanwezigheid, geplande afwezigheid en inhaaltegoed

Aanwezigheid wordt per sessie geregistreerd. Een ouder kan een afwezigheid van tevoren plannen. Geplande afwezigheden en inhaaltegoeden worden samen bijgehouden, en een tegoed heeft een vervaldatum. De ouder ziet zijn inhaalmogelijkheden en krijgt bericht wanneer een inhaalsessie is geboekt. De eigenaar ziet eerdere afwezigheden en de status van elk tegoed.

Vaardigheidsniveaus en feedback

Coaches schrijven feedback over een kind, per kind of per vaardigheid, en kunnen foto's toevoegen. Foto's van kinderen worden privé bewaard en getoond via links die kort geldig zijn. De eigenaar kan goedkeuring aanzetten, zodat een bericht van een coach op de akkoord van de eigenaar wacht voordat een ouder het ziet. Ouders kunnen voor hun kind "geen foto's" aangeven.

De kant van de ouders

Een ouder heeft een inbox en ontvangt mededelingen van de academy. Elke ouder stelt stille uren in en welke meldingen hij wil. Eén login dekt meerdere kinderen, in een gezinsaccount met een tijdlijn en voortgang per kind. Een vrijwaring wordt per kind één keer getekend voordat een plaats wordt gekocht.

Rollen

Er zijn drie soorten mensen: eigenaar, coach en ouder. De rol Coach heeft geen toegang tot betalingen, bestellingen, facturatie of instellingen. Ouders zien alleen hun eigen kinderen.

Wat de eigenaar ziet

Een eigenaar heeft een scherm Vandaag met een lijst "Needs you" voor betaalproblemen, een rapportenpagina met zeven rapporten die je kunt downloaden en een dagelijkse mail over gezinnen die zijn gekomen, gepauzeerd of vertrokken. De details van de laatste twee staan in de post van week 19.

Wat het nog niet doet

Eén locatie per academy. Meerdere locaties staan op onze lijst. Kosten en abonnementslimieten staan op prijzen; ik typ ze hier niet zodat ze niet kunnen verouderen.

Wat het voor jou betekent

Minder najagen. De ouder ziet waar het kind moet zijn en wat het mee moet nemen. De coach ziet wie er komt. Jij ziet wie jou geld schuldig is. Bekijk op de vergelijkingspagina's hoe dit zich verhoudt tot algemene winkeltools.

Wil je even praten? Ik ben een van de medeoprichters van PersonaCart. Heb je een vraag, een idee of iets wat je door ons gebouwd wilt hebben, schrijf me dan rechtstreeks: [email protected].

Vinod Morya, Co-founder, PersonaCart